Comment modifier ou supprimer des créneaux

L’un des avantages majeurs de Kookla est la flexibilité totale qu’offre la plateforme dans la gestion de votre agenda. Vous pouvez ajuster vos disponibilités à tout moment, sans contrainte ni délai de préavis, pour adapter votre planning aux évolutions de votre activité, aux imprévus ou à vos changements de stratégie commerciale.

Modifier un créneau existant

Si vous souhaitez modifier les caractéristiques d’un créneau que vous avez précédemment créé, le processus est simple et rapide.

Accéder au créneau concerné : depuis votre tableau de bord, rendez-vous dans la section « Agenda » et localisez visuellement la plage horaire que vous souhaitez modifier. Vous pouvez naviguer dans le calendrier par jour, par semaine ou par mois selon votre préférence. Cliquez sur le créneau concerné pour ouvrir la fenêtre de modification.

Ajuster les paramètres : une fois la fenêtre de modification ouverte, vous pouvez modifier l’horaire de début ou de fin du créneau, changer le praticien assigné, ou ajuster la récurrence si vous aviez paramétré une répétition automatique. Toutes ces modifications se font en quelques clics grâce à une interface intuitive qui vous montre en temps réel l’impact de vos changements sur votre planning.

Enregistrer les modifications : une fois vos ajustements effectués, cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour valider les changements. Les nouvelles caractéristiques du créneau sont immédiatement prises en compte par le système et reflétées dans les disponibilités visibles par les clientes sur la plateforme.

Supprimer un créneau

Si vous souhaitez retirer complètement un créneau de votre planning, que ce soit pour une raison ponctuelle ou définitive, vous pouvez le faire très facilement.

Sélectionner le créneau à supprimer : dans votre agenda, cliquez sur la plage horaire que vous souhaitez supprimer pour la sélectionner. Le système met en évidence le créneau choisi pour éviter toute confusion, particulièrement utile lorsque vous avez de nombreuses disponibilités affichées simultanément.

Confirmer la suppression : cliquez sur le bouton « Supprimer » qui apparaît dans la fenêtre de gestion du créneau. Le système vous demandera généralement de confirmer cette action pour éviter les suppressions accidentelles qui pourraient perturber votre organisation.

Cas particulier des créneaux avec réservations

La suppression d’un créneau devient plus délicate lorsqu’une cliente a déjà effectué une réservation sur cette plage horaire. Dans cette situation, vous ne pouvez pas simplement faire disparaître le créneau sans gérer au préalable la réservation existante. Le système Kookla protège ainsi les clientes contre les annulations sauvages et vous impose une gestion encadrée de la situation.

Reprogrammation : si vous supprimez un créneau parce que vous devez modifier vos disponibilités mais que vous souhaitez honorer la réservation, vous devrez proposer à la cliente de reprogrammer son rendez-vous sur une autre plage horaire disponible. Le système vous guidera dans cette démarche et vous permettra de contacter directement la cliente pour trouver un créneau de remplacement qui lui convienne.

Annulation encadrée : si vous devez absolument annuler le rendez-vous sans possibilité de reprogrammation (fermeture exceptionnelle, urgence, indisponibilité du praticien), vous devrez suivre la procédure d’annulation qui respecte les droits de la cliente. Selon les conditions générales de Kookla et votre politique d’annulation, la cliente pourra être remboursée intégralement ou partiellement. Cette procédure encadrée protège la réputation de votre centre et maintient la confiance des utilisatrices dans la plateforme.

Application en temps réel des modifications

Toutes les modifications que vous apportez à votre agenda sont appliquées instantanément sur la plateforme. Dès que vous validez un changement d’horaire, une suppression de créneau ou un ajout de disponibilité, les clientes qui consultent votre fiche à ce moment-là voient immédiatement les nouvelles informations. Cette réactivité vous permet de gérer votre planning de manière dynamique et d’optimiser votre taux de remplissage en fonction de l’évolution de votre journée.

Si vous ouvrez un créneau à 10h du matin, il peut déjà être réservé à 10h05 si une cliente était justement en train de chercher une disponibilité correspondante. Cette fluidité profite à la fois à votre activité (moins de temps morts) et aux clientes (accès immédiat à de nouvelles disponibilités).