Comment bloquer des périodes (vacances)

La gestion de vos indisponibilités est un élément essentiel pour maintenir un agenda cohérent et éviter les réservations sur des périodes où vous ne pouvez pas assurer vos prestations. Kookla vous permet de bloquer facilement vos congés, vos formations, vos jours fériés ou toute autre période d’indisponibilité, quelle qu’en soit la durée.

Procédure pour bloquer une période

Lorsque vous savez que vous serez indisponible pendant une période donnée, suivez ces étapes pour en informer le système et empêcher toute réservation.

Sélectionner la période concernée : depuis votre tableau de bord, accédez à la section « Agenda » et naviguez jusqu’aux dates que vous souhaitez bloquer. Vous pouvez utiliser le calendrier pour visualiser rapidement les semaines ou les mois à venir et identifier précisément la période d’indisponibilité. Sélectionnez la première date concernée, puis la dernière si vous bloquez plusieurs jours consécutifs.

Activer l’option « Indisponible » : une fois la période sélectionnée, activez l’option qui marque ces dates comme indisponibles pour la réservation. Cette fonction vous permet de distinguer les périodes bloquées (où vous ne travaillez pas) des périodes simplement non ouvertes (où vous n’avez pas encore défini de créneaux). Le système applique automatiquement ce statut d’indisponibilité à tous les créneaux éventuellement configurés sur cette période.

Définir la durée de l’indisponibilité : précisez la durée exacte de votre absence. Vous pouvez bloquer une journée unique (par exemple pour un jour férié ou un rendez-vous personnel), une semaine entière (congés courts, formation professionnelle), ou une période personnalisée de plusieurs semaines (congés d’été, fermeture annuelle). Le système vous offre toute la flexibilité nécessaire pour gérer des indisponibilités de durées variables.

Impact du blocage sur la plateforme

Lorsque vous activez un blocage de période, plusieurs conséquences automatiques protègent votre agenda et évitent toute confusion.

Invisibilité totale des créneaux : pendant toute la durée de la période bloquée, aucun créneau de réservation n’apparaît sur votre fiche centre, même si vous aviez précédemment configuré des disponibilités récurrentes qui auraient dû s’afficher sur ces dates. Le système masque automatiquement tous les créneaux concernés sans que vous ayez besoin de les supprimer manuellement un par un.

Impossibilité de réservation : les clientes qui consultent votre agenda ne voient pas ces dates et ne peuvent donc pas effectuer de réservation pendant votre période d’absence. Si une cliente essaie de réserver plusieurs séances d’avance et que l’une d’entre elles tombe pendant votre période bloquée, le système l’en informera et lui proposera automatiquement de choisir une autre date disponible.

Bonnes pratiques de gestion des congés

Pour optimiser l’utilisation de cette fonctionnalité et éviter toute situation problématique, nous vous recommandons de suivre quelques règles simples.

Anticiper le blocage de vos congés : dès que vous connaissez vos dates de vacances ou de fermeture, bloquez-les immédiatement dans votre agenda Kookla, même si ces dates sont éloignées de plusieurs mois. Cette anticipation évite qu’une cliente réserve une séance pendant votre absence, ce qui vous obligerait ensuite à la contacter pour reprogrammer ou annuler, créant une expérience désagréable pour elle et une charge administrative inutile pour vous.

Communiquer sur vos fermetures : si vous bloquez une longue période (congés d’été de trois semaines, par exemple), pensez à l’indiquer également dans la description de votre centre ou dans un message visible sur votre fiche. Cela permet aux clientes régulières de planifier leurs séances en connaissance de cause et renforce la transparence de votre communication.

Vérifier régulièrement votre agenda : prenez l’habitude de consulter votre planning Kookla au moins une fois par mois pour vous assurer que tous vos congés prévisionnels sont bien bloqués et qu’aucune disponibilité indésirable n’apparaît par erreur. Cette vigilance vous évite les mauvaises surprises et garantit que votre agenda reflète fidèlement votre disponibilité réelle.

Le blocage de périodes est une fonctionnalité simple mais essentielle qui vous permet de concilier sereinement votre activité professionnelle sur Kookla avec votre vie personnelle et vos obligations extérieures.